Aktive Privatheitsregulation durch die Mitarbeitenden informationsbezogen, organisatorisch und materiell unterstützen
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Büronutzende sind den Privacy-Verhältnissen an Arbeitsplätzen nie schutzlos ausgeliefert. Es besteht immer die Möglichkeit, selbst aktiv Einfluss auf die vorhandene Ablenkungs-, Unterbrechungs-, Vertraulichkeits- und andere Privatsphäreprobleme zu nehmen. Diese aktive Privatheitsregulation kann durch Betreiber organisatorisch, materiell und informationsbezogen unterstützt werden:
- Organisatorisch Massnahmen: Es können unter Einbezug der Nutzenden Privacy-förerliche Verhaltensregeln aufgestellt und etabliert werden. Mögliche Inhalte solcher Regeln können bspw. sein: Wie ist mit Telefonaten, ad hoc Gesprächen und Meetings an Standardarbeitsplätzen umzugehen? Dürfen Rückzugsräume reserviert oder länger besetzt werden? Sollen bestimmte Signale verwendet werden, mit denen die Verfügbarkeit für spontane Gespräche angezeigt wird? Eine weitere organisatorische Massnahme ist auch, das Arbeiten von zu Hause zu ermöglichen, damit bestimmte Aktivitäten mit hohem Privacy-Bedarf dort ausgeführt werden können.
- Materielle Massnahmen: Es können Signale zu Verfügung gestellt werden, mit denen die Verfügbarkeit für spontane Gespräche angezeigt werden kann. Bei Bedarf können den Büronutzenden auch Gehörschutzprodukte ausgehändigt werden.
- Informationsbezogene Massnahmen: In neuen Büroumgebungen bestehen meist neue Möglichkeiten und Herausforderungen bei der Privatheitsregulation. Die Akzeptanz und Verwendung der neuen Möglichkeiten (Zonenwahl, Ansprechen von Regelverfehlungen, Gehörschutzverwendung etc.) steht und fällt mit dem vorausgehenden Change Management, der vorgelebten Unternehmenskultur durch Führungskräfte und der Kompetenz und Gewöhnung der Büronutzenden. Um die Akzeptanz der vorhandenen Möglichkeiten zur Privatheitsregulation zu fördern, wird deshalb empfohlen, die Mitarbeitenden mit frühzeitig mit Information dazu zu versorgen, wie sie in der neuen Umgebung Lärm aus dem Weg, Vertraulichkeit herstellen, kommunizieren und sich zurückziehen können.