Empfehlungen für Betreiber und Nutzer
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Büronutzende sind den Privacy-Verhältnissen an Arbeitsplätzen nie schutzlos ausgeliefert. Es besteht immer die Möglichkeit, selbst aktiv Einfluss auf die vorhandene Ablenkungs-, Unterbrechungs-, Vertraulichkeits- und andere Privatsphäreprobleme zu nehmen. Diese aktive Privatheitsregulation kann durch Betreiber organisatorisch, materiell und informationsbezogen unterstützt werden:
- Organisatorisch Massnahmen: Es können unter Einbezug der Nutzenden Privacy-förerliche Verhaltensregeln aufgestellt und etabliert werden. Mögliche Inhalte solcher Regeln können bspw. sein: Wie ist mit Telefonaten, ad hoc Gesprächen und Meetings an Standardarbeitsplätzen umzugehen? Dürfen Rückzugsräume reserviert oder länger besetzt werden? Sollen bestimmte Signale verwendet werden, mit denen die Verfügbarkeit für spontane Gespräche angezeigt wird? Eine weitere organisatorische Massnahme ist auch, das Arbeiten von zu Hause zu ermöglichen, damit bestimmte Aktivitäten mit hohem Privacy-Bedarf dort ausgeführt werden können.
- Materielle Massnahmen: Es können Signale zu Verfügung gestellt werden, mit denen die Verfügbarkeit für spontane Gespräche angezeigt werden kann. Bei Bedarf können den Büronutzenden auch Gehörschutzprodukte ausgehändigt werden.
- Informationsbezogene Massnahmen: In neuen Büroumgebungen bestehen meist neue Möglichkeiten und Herausforderungen bei der Privatheitsregulation. Die Akzeptanz und Verwendung der neuen Möglichkeiten (Zonenwahl, Ansprechen von Regelverfehlungen, Gehörschutzverwendung etc.) steht und fällt mit dem vorausgehenden Change Management, der vorgelebten Unternehmenskultur durch Führungskräfte und der Kompetenz und Gewöhnung der Büronutzenden. Um die Akzeptanz der vorhandenen Möglichkeiten zur Privatheitsregulation zu fördern, wird deshalb empfohlen, die Mitarbeitenden mit frühzeitig mit Information dazu zu versorgen, wie sie in der neuen Umgebung Lärm aus dem Weg, Vertraulichkeit herstellen, kommunizieren und sich zurückziehen können.
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Crowding bezeichnet ein Gefühl der Beengtheit und Restriktion durch die Anwesenheit anderer Menschen. Das von Büronutzenden erlebte Crowdingausmass lässt sich entgegen einer weit verbreiteten Vermutung, nur sehr beschränkt durch die zur Verfügung stehende Fläche pro Mitarbeitende/r vorhersagen. Diesbezüglich viel präzisere Vorhersagen liefern die bei den Büronutzenden ankommenden visuellen und akustischen Eindrücke und der vorhandene persönliche Raum (Abstand zu benachbarten Arbeitsplätzen). Werden bspw. einzelne Arbeitsbereiche visuell und akustisch voneinander abgeschirmt, klein und überschaubar gestaltet und die Abstände zu direkt benachbarten Arbeitsplätzen genügend gross gewählt, so werden die individuell entstehenden visuellen und akustischen Eindrücke begrenzt gehalten, was vor Ablenkung und Unterbrechung schützt, eine Art Territorium schafft und gleichzeitig Crowding reduziert – und zwar auch unabhängig von der tatsächlich vorhandenen Personendichte. Von undurchdachten Verdichtungsmassnahmen, wie Sie heute im Kontext von Sparmassnahmen, Unternehmenswachstum oder Umzügen vielerorts umgesetzt werden, wird hier generell abgeraten. Non-territoriale, aktivitätsorientierte Bürokonzepte sind meist deutlich geeigneter, vorhandene Schwankungen der Mitarbeiterzahl im Büroraum auszugleichen.
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Arbeitstische bzw. Bildschirme sollten so aufgestellt und gegebenenfalls abgeschirmt werden, dass sie nicht leicht einsehbar sind. Hierzu gehört auch, dass die Erschliessung der entsprechenden Arbeitsplätze nicht im Rücken der Büronutzenden erfolgt.
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Häufige Ablenkungen und Unterbrechungen bei konzentrierter Einzelarbeit durch Bürolärm oder durch vorbeigehende / einen ungewollt ansprechende Personen gehören zu den bedeutsamsten Faktoren, welche die Produktivität und die Gesundheit von Büronutzenden beeinträchtigen können[1]. Solche Probleme treten besonders in Mehrpersonenbüros auf, wo Zonen für konzentrierte und kommunikative Arbeit nicht oder ungenügend separiert sind. Zudem werden in solchen Büros auch kommunikativ arbeitende Personen behindert, da diese in einer teilweise stillen Umgebung aus Rücksichtnahme und aus Vertraulichkeitsgründen nicht ungehemmt diskutieren und telefonieren können.
Um die vielen Vorteile einer offenen Büroumgebung tatsächlich nutzen zu können, ist es deshalb sehr empfehlenswert, Zonen für konzentrierte und kommunikative Arbeit zu schaffen und diese ausreichend akustisch und visuell von einander und von stark frequentierten anderen Bereichen (z.B. Kopierräume, Verkehrswege, Pausenbereiche, Postfächer, Toilletten) abzugrenzen. Dies kann mittels verschiedener organisatorischer Massnahmen und Massnahmen im Bereich des Innenausbaus und der Einrichtung erreicht werden:
- Klare Definition der Zonen: Denkbar sind Zonen nur für Konzentration (bspw. Quiet zone in Bibliothek) und nur für Kommunikation (bspw. Sitzungszimmer) aber auch Mischformen: Bspw. kann in Abhängigkeit der Tätigkeiten der Nutzenden bestimmt werden, ob die Arbeitsplätze eher „geschäftig“ sein sollen (und man sich für konzentrierte Tätigkeiten in entsprechende Ruhezonen zurückzieht), oder eher leise (und man sich für Gespräche und Telefonate in passende Unterstützungsflächen zurück zieht).
- Funktion der Zone (geschäftig oder leise) in der Gestaltung (Beleuchtung, Farbwahl, Icons etc.) sichtbar machen: Zu beachten ist allerdings, dass die Gestaltung nicht im Widerspruch zur Gesundheitsförderlichkeit und Arbeitsunterstützung steht. Bspw. signalisieren stark gedämpftes Licht und dunkle Farben zwar Ruhe, dürften aber bei gewöhnlichen konzentrierten Büroarbeiten wenig hilfreich und für die Augen anstrengend und generell ermüdend sein.
- Genügend Abstand zwischen ruhigen und für laute / bewegte Aktivitäten vorgesehenen Bereichen: Bspw. sollten Zonen so anlegt werden, dass in eher ruhigen Bereichen möglichst wenig Durchgangsverkehr entsteht. Die Erschliessung der Zonen sollte zudem nicht im Rücken der Büronutzenden erfolgen, da dies als speziell unangenehm und ablenkend empfunden wird.
- Massnahmen im Innenausbau: raumgliedernde Wände, Wandscheiben, Sitzungs- und Projekträume, Raum in Raum Möbel (z.B. sogenannte Think Tanks), leise schliessende Türen etc.
- Einrichtungsbezogene Massnahmen: z.B. geschlossene Regale, Schränke, Stellwände oder spezielle Raumgliederungssysteme mit schallschirmenden aber auch schallabsorbierendenen Eigenschaften
Hierbei ist zu beachten, dass Massnahmen, die entweder nur visuelle oder nur akustische Abschirmung vorsehen oft nicht den gewünschten Effekt haben bzw. sogar kontraproduktiv sein können. Rein akustische Abschirmungen durch Wandscheiben schützen bspw. nicht vor Ablenkung durch vorbei gehende Personen und können dazu führen, dass sich Menschen ausgestellt fühlen. Auf der anderen Seite schützen rein visuelle Abschirmungen nicht vor akustischen Ablenkungen und können den unerwünschten Effekt haben, dass kommunizierende Personen gar nicht bemerken, dass sie still arbeitende Kollegen stören.
[1] Schlittmeier and Liebl (2015)
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Mit einer Policy, die eine freie Kleidungswahl erlaubt, kann den Gebäudenutzenden mehr Kontrolle über ihr thermales Komfortempfinden gegeben werden.
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Falls eine Klimaanlage vorhanden ist, wird empfohlen, die Kühlung im Sommer so einzustellen, dass die Innentemperatur nicht mehr als 8 °C unterhalb der Aussentemperatur liegt. Dies deshalb, weil bei einem noch grösseren Temperaturunterschied Luftbewegungen ausgelöst werden, die über das zur Kühlung erwünschte Mass hinausgehen.
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Zielkonflikte
- Erhöhter Energieverbrauch
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Aufgrund von Energieeffizienzüberlegungen wird die Heizungsleistung in vielen Gebäuden nachts und über das Wochenende zurückgefahren. Dadurch kann es vorkommen, dass die Innenraumtemperatur zu Wochenbeginn zu Recht als unangenehm kühl empfunden wird.
Falls möglich könnte als Massnahme die Heizungsleistung am Morgen erhöht bzw. bereits früher hochgefahren und anschliessend mit steigender Belegung und Aussenlufttemperatur wieder etwas reduziert werden. Zudem könnte sich auch der verstärkte Einbezug von Wetterprognosen und Anwesenheitserfahrungswerten bezahlt machen.
Eine Alternative hierzu wäre auch, dass man versucht mithilfe geeigneter Informationen über die energieeffiziente Funktionsweise des Gebäudes die Akzeptanz der Nutzenden für etwas geringere Temperaturen zu Wochen- und Tagesbeginn zu fördern.
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Es ist gut möglich, dass es in Bürogebäuden einzelne Arbeitsplätze gibt, die ungünstig im Einflussbereich von Lüftungsauslässen und anderen Luftströmen (Treppenhaus, Notausgänge, häufig geöffnete Fenster, sich an den Wänden und Fenstern abkühlende und dadurch fallende Luft, aufeinander prallende Zuluftströme) platziert sind. Es wird empfohlen, solche Arbeitsplätze systematisch zu identifizieren (Messungen in Kopf-, Körper- und Fusshöhe) und umzuplatzieren oder zu schützen. Sehr aufwändig anzufertigen aber trotzdem sinnvoll wären 3-D-Visualisierungen oder Simulationen der Luftströmungen im gesamten Büroraum. Wie oben angedeutet führt Kältestrahlung von schlecht isolierten Fenstern zur Abkühlung der Luft, worauf diese fällt und so Zugluft generiert. Hierzu ist noch zu erwähnen, dass auch die Kältestrahlung selbst die thermische Behaglichkeit der betroffenen Nutzenden senkt.
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Zielkonflikte
- Problemursachen werden nicht beseitigt
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Nutzende können bei zu trockener Luft darauf hingewiesen werden, dass durch genügendes Trinken, die Verwendung von Nasensprays und Augentropfen allfällige, durch zu trockene Luft ausgelöste Schleimhautprobleme gelindert werden können. Mit Vorteil werden auch Wasserspender, Nasenduschen, Nasensprays und Augentropfen zur Verfügung gestellt.
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Zielkonflikte
- Erhöhter Energieverbrauch
- Unterhaltsaufwand
- Bei schlechter Wartung: Luftverunreinigung
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Es existieren verschiedene Arten von lokalen Luftbefeuchtern: Zimmerbrunnen, Verdampfer, Verdunster und Ultraschallvernebler. Bei den letzteren ausser dem Zimmerbrunnen ist der erhöhte Energieverbrauch, der Bedarf zur regelmässigen Wasserbefüllung und die Gefahr der Keimbildung bei mangelnder Wartung zu bedenken. Ausserdem sollte am Gerät ein Hygrostat angebracht sein, damit die Befeuchtung stoppt, wenn der gewünschte Feuchtigkeitswert erreicht ist.