Zunächst einmal ist vor jeder Datenerhebung, und damit auch vor der Durchführung geräteunterstützter Messungen, zu klären, was genau mit den Messungen überhaupt erreicht werden soll, welche Fragestellung also mithilfe der in Betracht gezogenen Messdatenerhebungen beantwortet werden soll.
Auf übergeordneter Ebene stellen sich Fragen wie: Sollen die intendierten Messungen beitragen, eine laufende Zertifizierung zu unterstützen, Auflagen der Behörden zu erfüllen, den Energieverbrauch im Gebäude zu senken oder die Arbeitsumgebung für die Nutzenden zu optimieren? Hier angesprochen sei insbesondere der letztgenannte und wohl auch komplexeste Fall. Wenn aufgrund von Mitarbeitendenbefragungen oder sich markant häufenden Beschwerden der Nutzenden Handlungsbedarf vermutet wird, sollte die Problemstellung und deren Ursachen zunächst einmal auch ohne Messgeräte so genau als möglich beschrieben bzw. eingegrenzt werden. Typischerweise helfen hier spezifische Nachfragen bei den Nutzenden: Was genau ist gemeint, wenn von Lärm, von schlechter Luft und zu hohen Temperaturen oder von nicht befriedigenden Lichtverhältnissen und Kälte / Zugluft die Rede ist? Ist das Problem zeitlich oder örtlich beschränkt? Könnte bei den Nutzenden eine Wahrnehmungstäuschung bezüglich der Problemursachen vorliegen? Auch Komfortprobleme, deren Ursachen von den Nutzenden falsch eingeschätzt werden, sind Ernst zu nehmen, da sie für das Wohlbefinden der Nutzenden trotz irrtümlicher Ursachenzuschreibung von Bedeutung sind.
Aus gezielten Nachforschungen bzw. Nachfragen bei den betroffenen Nutzenden dürften sich bereits relativ genaue Problembeschreibungen ergeben, die erkennen lassen, ob geräteunterstützte Messungen überhaupt notwendig sind und wenn ja, was genau diese zusätzlich noch klären sollen. Beispielsweise kann sich aus dem Gespräch mit den Nutzenden relativ schnell ergeben, dass sich nicht weiter präzisierte Klagen bezüglich Lärm vor allem auf Störungen durch Gespräche von Arbeitskollegen aus benachbarten Arbeitsbereichen und weniger auf die direkten Tischnachbarn beziehen. Entsprechend ginge es – falls die Sachlage nicht bereits offensichtlich ist - bei Sprachverständlichkeitsmessungen allenfalls noch darum, abzuklären, welche Stellen im Büro Gesprächsgeräuschen aus benachbarten Arbeitsbereichen besonders ausgesetzt sind und entsprechend geschützt werden müssten. Ebenso könnten Nachfragen bei den Nutzenden ergeben, dass sich geäusserte Luftqualitätsmängel nur auf die eine bestimmte Etage beschränken, nur zu bestimmten Tageszeiten auftreten und von den Betroffenen nicht mit gesundheitlichen Beschwerden in Verbindung gebracht werden. Denkbar wäre aber auch, dass weder Nutzerhinweise, noch weitere Überlegungen des Facility Managements Aufschluss über die Problemursachen geben. Die Zielsetzung zusätzlicher Messungen müsste entsprechend lauten, die Ursachen der skizzierten zeitlich und örtlich eingegrenzten Luftqualitätsbeschwerden zu eruieren.